Privacybeleid

Recordable (“wij”, “ons”, “onze”) levert software voor workflowdocumentatie. Dit privacybeleid legt uit hoe we je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer je onze website en diensten op recordable.ai (de “Dienst”) gebruikt.

We zetten ons in om je privacy te beschermen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming na te leven.

Recordable is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de Dienst worden verzameld. Heb je vragen over dit beleid of je gegevens, neem dan contact op via privacy@recordable.ai.

Accountinformatie

Wanneer je een account aanmaakt, verzamelen we je naam en e-mailadres. Authenticatie wordt afgehandeld door onze provider Clerk, die ook apparaat-identifiers en sessietokens kan verwerken.

Workflow-inhoud

Wanneer je een workflow opneemt, leggen onze browserextensie of desktop-app screenshots, klikposities en de tekst die je in formuliervelden typt vast. We nemen geen audio op. Opnamen blijven op je apparaat tot je de lokale controlestap hebt afgerond; daar kun je gevoelige inhoud (inclusief hele stappen) vervagen, uitsluiten of verwijderen voordat er iets wordt geüpload. Zodra je voorbij de controlestap gaat, worden de geredigeerde opnamen geüpload naar onze infrastructuur om je workflowdocumentatie te genereren en te onderhouden.

Betalingsinformatie

Als je je abonneert op een betaald plan, wordt de betalingsverwerking afgehandeld door Stripe. We slaan je creditcardgegevens niet op. Stripe kan factuuradres, kaartinformatie en transactiegegevens verzamelen onder hun eigen privacybeleid.

Gebruiksdata

We verzamelen basisgebruiksdata zoals bezochte pagina’s, gebruikte functies en publicatiegebeurtenissen van workflows. Dit helpt ons om de Dienst te verbeteren.

Analytics voor publieke workflows

Wanneer bezoekers publiek gedeelde workflows bekijken, kunnen we anonieme bezoekersaantallen en voortgang van stapvoltooiing verzamelen. We slaan voor anonieme bezoekers geen IP-adressen, browser-fingerprints of user agent-strings op.

Opnamediagnostiek

Als een beheerder van de werkruimte opnamediagnostiek inschakelt, kan de desktop-app na een opname een korte technische samenvatting sturen: aantallen en tijden, foutcategorieën en de klassenaam die het besturingssysteem aan het opgenomen venster geeft. De samenvatting bevat geen venstertitels, bestandsnamen, URL’s, toetsaanslagen, schermafbeeldingen of ruwe logboeken. De opgenomen app verschijnt binnen die sessie alleen als nummer. Samenvattingen worden na 90 dagen verwijderd.

Opnamediagnostiek staat standaard uit en je kunt deze ook op dit apparaat uitschakelen. Los daarvan kun je vanuit de app een probleem melden. Die melding bevat wat je schrijft en wat je uitdrukkelijk kiest om mee te sturen; ze wordt na 180 dagen of samen met je account verwijderd, wat het eerst komt.

• Om de Dienst te leveren, te onderhouden en te verbeteren
• Om je identiteit te authenticeren en je account te beheren
• Om betalingen te verwerken en abonnementen te beheren
• Om AI-gegenereerde workflowdocumentatie te maken op basis van je geredigeerde opnamen (zie §5, AI-verwerking)
• Om workflowdocumentatie naar andere talen te vertalen
• Om je servicegerelateerde notificaties te sturen (bv. feedback op gedeelde workflows)
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen

Recordable maakt gebruik van AI-leveranciers van derden om je opnamen om te zetten in documentatie en om optionele autonome-agentfuncties mogelijk te maken. We lichten dit gedetailleerd toe omdat de gegevens die naar deze leveranciers worden gestuurd, screenshots van je werk kunnen bevatten.

Genereren van workflowdocumentatie

Nadat je de lokale controlestap hebt afgerond en je geredigeerde screenshots zijn geüpload, worden ze naar Google Cloud (Gemini, optioneel via Vertex AI) gestuurd zodat het model elke stap kan beschrijven. Gemini verzorgt ook de vertaling wanneer je een workflow in extra talen publiceert. We kunnen deze analyse naar eigen inzicht doorzetten naar andere AI-leveranciers (op dit moment Anthropic Claude of OpenAI) onder gelijkwaardige voorwaarden; de actuele lijst staat hieronder in het hoofdstuk Verwerkers.

Autonome agenten (optioneel)

Als je de agent-functie gebruikt om browsertaken te delegeren, stuurt de agent de screenshots die hij maakt, jouw instructies en tussentijdse modeluitvoer naar de onderliggende leverancier (Anthropic, OpenAI of Google) zodat het model de volgende actie kan bepalen. Agentruns worden expliciet door jou gestart en de leverancier wordt vóór de start aan je getoond.

Redactie is jouw verantwoordelijkheid

De controlestap op je apparaat is het enige moment waarop je gevoelige informatie kunt verwijderen voordat die het apparaat verlaat. Gebruik die alsjeblieft. Zodra een geredigeerde screenshot naar een AI-leverancier is verstuurd, kunnen we hem daar niet meer voor je terughalen, we kunnen alleen onze eigen kopieën verwijderen.

Geen modeltraining op jouw inhoud

We hebben contractueel uitgeschakeld dat je inhoud wordt gebruikt om de basismodellen van leveranciers te trainen, waar die optie wordt aangeboden (op dit moment: Google Cloud Gemini via Vertex AI, Anthropic via de API, OpenAI via de API). Mocht dit veranderen, dan melden we dat in dit beleid.

We verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen onder de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b)): Verwerking die nodig is om de Dienst te leveren waarvoor je je hebt aangemeld, inclusief accountbeheer, workflowverwerking en exports.
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)): Het verbeteren van onze Dienst, anonieme analytics en security-monitoring.
• Toestemming (Art. 6(1)(a)): Analytics- en advertentiecookies en andere niet-essentiële datacollectie, die je in onze cookiebanner apart kunt accepteren of weigeren.
• Toegang voor klantondersteuning (Art. 6(1)(b)): Wanneer een eigenaar van een werkruimte supporttoegang expliciet heeft ingeschakeld, kan ons personeel die werkruimte alleen-lezen inzien, uitsluitend om een supportverzoek op te lossen. De toegang is in tijd beperkt, wordt vastgelegd in het auditlogboek van de werkruimte en kan op elk moment worden ingetrokken.
• Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)): Waar wettelijk vereist (bv. fiscale gegevens voor betalingsverwerking).

We delen gegevens met de volgende dienstverleners die namens ons verwerken. Het verwerkingsland en de doorgiftemethode per leverancier staan in §12 (Internationale doorgiften).

Alle verwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten en zijn verplicht je data te beschermen in overeenstemming met de AVG. Bekijk onze standaard verwerkersovereenkomst.

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: Vraag een kopie aan van de persoonsgegevens die we over je bewaren.
• Recht op rectificatie: Corrigeer onjuiste persoonsgegevens via je accountinstellingen.
• Recht op verwijdering: Vraag de verwijdering aan van je account en alle bijbehorende data.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Exporteer je data in een gestructureerd, machine-leesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: Maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: Trek je toestemming voor analytics of advertenties op elk moment in via de cookie-instellingen.

Je kunt je rechten op inzage, overdraagbaarheid en verwijdering rechtstreeks uitoefenen vanuit de Instellingen-pagina in je account. Voor andere verzoeken neem je contact op via privacy@recordable.ai. We reageren binnen 30 dagen.

We gebruiken de volgende cookies:

Authenticatie- en taalvoorkeur-cookies zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de Dienst. Voor analytics- en advertentiedatacollectie is telkens je toestemming nodig, die je kunt beheren via de cookiebanner die bij je eerste bezoek wordt getoond. Het Cookiebeleid somt alle cookies op.

We bewaren je persoonsgegevens zolang je account actief is. Wanneer je je account verwijdert, worden alle bijbehorende data (profiel, workflows, opnames, exports) binnen 30 dagen permanent verwijderd. Geanonimiseerde gebruiksdata kan voor analytische doeleinden worden bewaard.

Betalingsgegevens worden bewaard zoals vereist door de belastingwet (gewoonlijk 7 jaar) en worden beheerd door Stripe.

Samenvattingen van opnamediagnostiek worden na 90 dagen verwijderd. Probleemmeldingen en optionele schermafbeeldingen worden na 180 dagen of samen met je account verwijderd, wat het eerst komt. Als je je account verwijdert, worden diagnostische samenvattingen van jou losgekoppeld en blijven ze alleen tot hun vervaldatum bestaan.

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om je data te beschermen, waaronder versleuteling in transit (TLS), toegangscontroles en regelmatige security reviews. Hoewel we eraan werken om je data te beschermen, is geen enkele methode van elektronische transmissie of opslag 100% veilig.

Sommige verwerkers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer dat gebeurt, worden doorgiften beschermd door EU-modelcontractbepalingen (SCC’s), het EU-US Data Privacy Framework (DPF) wanneer de verwerker gecertificeerd is, of een adequaatheidsbesluit. Onderstaande tabel toont waar elke verwerker gegevens verwerkt en welk mechanisme van toepassing is. We herzien regio’s en certificeringen minstens jaarlijks.

Heb je voor een enterprise-contract behoefte aan een strikt EER-only datatoezegging? Neem contact op via privacy@recordable.ai, dan werken we samen met jou aan een passende implementatie.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We zullen je op de hoogte brengen van materiële wijzigingen door het bijgewerkte beleid op deze pagina te plaatsen en de datum bij “Laatst bijgewerkt” aan te passen. Voortgezet gebruik van de Dienst na wijzigingen geldt als acceptatie.

Voor privacygerelateerde vragen, verzoeken of klachten neem je contact op via:

privacy@recordable.ai

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.